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mehr als nur ein zusätzliches Back-up
Cloudbasierte E-Mail Archivierung
mehr als nur ein zusätzliches Back-up
Cloudbasierte E-Mail Archivierung
E-Mails sind unglaublich praktisch: Sie sind schnell, gehen (fast) nie verloren und sind umweltfreundlich. Kein Wunder also, dass sich die elektronische Post gegenüber dem regulären Briefverkehr durchgesetzt hat.
Das gilt natürlich nicht nur für die private Kommunikation, sondern auch für den geschäftlichen Bereich.
Während sich Briefe einfach zur Aufbewahrung abheften lassen, gestaltet sich die sichere E-Mail Archivierung allerdings etwas schwieriger. Es gilt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Bestimmungen der DSGVO zu beachten.
E-Mails sind unglaublich praktisch: Sie sind schnell, gehen (fast) nie verloren und sind umweltfreundlich. Kein Wunder also, dass sich die elektronische Post gegenüber dem regulären Briefverkehr durchgesetzt hat.
Das gilt natürlich nicht nur für die private Kommunikation, sondern auch für den geschäftlichen Bereich.
Während sich Briefe einfach zur Aufbewahrung abheften lassen, gestaltet sich die sichere E-Mail Archivierung allerdings etwas schwieriger. Es gilt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Bestimmungen der DSGVO zu beachten.
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E-Mail Archivierung vs. Back-up:
Das sind die Unterschiede
e-mail Backup
Eine Kopie der Daten, um Datenverlust durch Fehlfunktionen und Defekte vorzubeugen, wird als Back-up bezeichnet. Damit die Datenspeicherung möglichst kompakt ist, werden diese komprimiert. Ein Back-up stellt immer eine Momentaufnahme der gesicherten Daten zum Zeitpunkt seiner Erstellung dar.
e-mail Archivierung
Bei der E-Mail-Archivierung werden alle E-Mails inklusive ihrer Dateianhänge originalgetreu und jederzeit verfügbar gespeichert – genau wie es bei einem Aktenordner mit schriftlichen Dokumenten der Fall wäre. Dafür leitet der Mailserver eine Kopie jeder E-Mail bei Eingang und nach dem Versenden an das Archiv weiter. Eine gute Archivierung läuft also automatisch ab und Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.
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Diese Vorschriften gelten
E-mails archivieren
Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Angebote und andere bedeutende Schreiben und Dokumente kennen Sie wahrscheinlich genau. Aber wissen Sie auch, wie es mit Ihren E-Mails aussieht?
Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen Sie auch diese fristgerecht aufbewahren und dafür sicher speichern.
Seit dem 01.01.2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
Diese regelt, dass Sie zum Beispiel Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege, Verträge oder Reklamationsschreiben in elektronischer Form genauso rechtssicher archivieren müssen wie Dokumente auf Papier.
Werden diese rechtlichen Anforderungen nicht umgesetzt, drohen Ihnen als Geschäftsführung steuerrechtliche, im schlimmsten Fall sogar zivilrechtliche, Sanktionen.
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In Bezug auf E-Mails müssen Sie bei der Archivierung gemäß GoBD vor allem Folgendes beachten:
- Alle Daten müssen originalgetreu archiviert werden.
- Die Archivierung muss vollständig erfolgen.
- Archivierte E-Mails dürfen sich nicht manipulieren lassen.
- Das Archiv muss jederzeit zugänglich sein.
- Auch das Archivierungsverfahren selbst muss dokumentiert werden.
Außerdem sollten Sie bei der E-Mail Archivierung den Datenschutz und die Datensicherheit nicht aus den Augen verlieren: Schließlich enthalten Mails mit Adressen, Sendern und Empfängern oft personenbezogene Daten, die laut DSGVO besonders schützenswert sind.
Das sind Ihre Vorteile
E-Mail Archivierung mit dem Mailarchive:
Wenn Sie als kleiner oder mittelständischer Betrieb keine eigene IT haben, erscheint Ihnen die E-Mail Archivierung wahrscheinlich auf den ersten Blick sowohl kompliziert als auch zeitaufwendig.
Zum Glück gibt es passende Service-Lösungen, bei denen Sie nicht erst spezielle Hardware kaufen müssen und die Ihre Mails wie von alleine in ein sicheres Archiv verschieben.
Bei der Mail-Archivierung mit dem Mailarchive müssen Sie sich weder um den genauen Ablauf kümmern noch wissen, wie Sie Ihre Mails am besten langfristig speichern.
Stattdessen profitieren Sie von einem zuverlässigen deutschen Anbieter, der all das für Sie übernimmt.
Mit dem Mailarchive profitieren Sie von:
Mit dem Mailarchive profitieren Sie von:
Wenn Sie erkannt haben, welchen Stellenwert Ihre e-mail Kommunikation in Ihrem Unternehmen einnimmt, dann starten Sie noch heute mit Ihrer e-mail Archivierung.
Über uns
Armarius
lat.: für Bibliothekar, Archivar
Betreute e-mail Postfächer
0
betreute kundenDomains
0
Wir betreuen seit über 15 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen im Onlinebereich. Dazu zählen zum einen Internetseiten, in großem Umfang aber auch die Bereitstellung und Verwaltung der E-Mail Konten unserer Kunden.
Bei größeren Unternehmen wird die E-Mail Archivierung auf lokalen Servern durchgeführt. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, die keine eigene IT-Infrastruktur haben, bei denen ein eigener Server in keinem Kosten-Nutzen-Verhältnis steht, nutzen wir die cloudbasierte Möglichkeit der Archivierung.
Für Administratoren und Mitarbeiter ist kein Unterschied im Handling mit dem Workflow zu spüren. Wir setzen hier auf die bewährte Mailstore Technologie.